Comment mieux communiquer, partager l’information et coordonner les équipes lorsqu’un groupement hospitalier réunit plusieurs établissements répartis sur un vaste territoire ? C’est le défi auquel a souhaité répondre le GHT Bourgogne Méridionale avec la mise en place de la plateforme collaborative souveraine Jamespot. Initialement utilisée dans le cadre du dossier patient informatisé (DPI), la solution s’impose progressivement comme un véritable espace numérique commun au service des échanges et de la collaboration entre les établissements du groupement hospitalier.
Un besoin de coordination à l’échelle du territoire hospitalier
Le GHT Bourgogne Méridionale regroupe cinq établissements hospitaliers publics répartis sur un territoire d’environ 250 000 habitants. Le groupement représente près de 4 000 agents et couvre une large diversité d’activités sanitaires et médico-sociales, de la Réanimation jusqu’aux EHPAD.
Dans ce contexte multi-sites, la circulation de l’information et la coordination entre établissements constituent un enjeu quotidien. Les équipes doivent collaborer à distance, partager des documents, piloter des projets communs et harmoniser progressivement leurs pratiques numériques.
Le projet de déploiement d’un dossier patient informatisé à l’échelle du GHT a rapidement mis en lumière la nécessité de disposer d’un environnement collaboratif capable de centraliser l’information et de faciliter le travail transversal entre les différents sites. Après une première approche avec SharePoint, jugé trop lourd à mettre en œuvre dans ce contexte, le groupement a finalement choisi Jamespot pour structurer les échanges et accompagner les projets de transformation du territoire hospitalier.
« Au départ, nous cherchions surtout un outil capable d’accompagner le déploiement du dossier patient informatisé à l’échelle des cinq établissements. Très rapidement, nous avons compris que Jamespot pouvait devenir bien plus qu’un simple outil projet : une véritable plateforme commune de communication et de collaboration pour l’ensemble du GHT. » affirme Denis Rome, Directeur de la communication du GHT Bourgogne Méridionale.
Unifier les usages et créer un environnement numérique commun
Avant le déploiement de la plateforme, chaque établissement disposait de ses propres outils et modes de communication interne, avec des usages parfois hétérogènes selon les sites et les équipes. L’un des objectifs du projet consistait donc à créer un environnement numérique partagé, capable à la fois d’unifier certains usages à l’échelle du groupement tout en laissant suffisamment de souplesse pour répondre aux besoins spécifiques de chaque établissement.
Le projet s’est notamment appuyé sur le déploiement de plusieurs espaces Fast Intranet, adaptés aux besoins propres de chaque établissement tout en répondant au fonctionnement global du groupement hospitalier. Conçue comme une boîte à outils collaborative, la plateforme centralise aujourd’hui plusieurs usages : intranet, groupes de travail, partage documentaire, agenda collaboratif, messagerie instantanée et accès simplifié à différentes applications métiers.
Cette organisation contribue progressivement à fluidifier les échanges quotidiens entre les équipes, à limiter la multiplication des emails internes et à favoriser une communication plus transversale et inter-service entre les établissements. Les agents peuvent également créer eux-mêmes des groupes d’échanges entre services ou établissements, partager des informations et communiquer directement entre eux sans passer systématiquement par les équipes support ou communication.
« Avant, chaque établissement avait ses propres habitudes et ses propres outils de communication interne. L’objectif était de créer un environnement commun tout en conservant des espaces adaptés aux besoins de chacun. Aujourd’hui, les équipes qui utilisent la plateforme peuvent échanger plus facilement et retrouver une communication plus fluide entre services et établissements. » déclare Lise Gallion, chargée de communication du GHT Bourgogne Méridionale.
Une plateforme pensée pour la convergence des outils et la souveraineté numérique
Au-delà des usages collaboratifs, la plateforme accompagne également les enjeux de convergence numérique portés par le GHT.
Les équipes de la DSI utilisent notamment Jamespot pour faciliter le partage documentaire, coordonner certains échanges liés au DPI et simplifier l’accès à plusieurs applications métiers au sein d’un environnement unique accessible en mode web. La plateforme permet ainsi de centraliser différents usages tout en facilitant les échanges entre établissements et services.
Dans un contexte marqué par la multiplication des cybermenaces, la sensibilité croissante des données hospitalières et la dépendance historique à certains grands éditeurs internationaux, le GHT Bourgogne Méridionale souhaitait également privilégier des solutions souveraines et davantage maîtrisées. Le caractère français de la plateforme, son hébergement et sa capacité à s’intégrer dans l’environnement numérique existant ont ainsi constitué des critères importants dans le choix de la solution.
« Pour nous, l’interopérabilité était un enjeu important. Jamespot nous permet aujourd’hui de faciliter les échanges entre établissements tout en accompagnant notre objectif de convergence des outils et des infrastructures à l’échelle du GHT. Le fait que la plateforme soit accessible en mode web simplifie également les intégrations avec notre environnement existant. » poursuit Jean-Christophe Tamboloni, Directeur du service informatique du GHT Bourgogne Méridionale.
Cette démarche s’inscrit dans une volonté plus large de construire un environnement numérique plus cohérent, plus simple à faire évoluer et moins dépendant d’un fournisseur unique, tout en conservant des outils adaptés aux contraintes du terrain hospitalier.